W ostatnim czasie w Wielkiej Brytanii wprowadzono istotne zmiany prawne dotyczące adresów rejestrowych spółek. Od 2024 roku, nowe przepisy zabraniają używania skrytek pocztowych (PO Box) jako oficjalnych adresów firm. W związku z tym, wiele przedsiębiorstw musi dostosować się do nowych wymogów, zmieniając swoje dotychczasowe adresy na tzw. “Companies House default address”.

Dlaczego wprowadzono zmiany?

Głównym celem nowych regulacji jest zwiększenie przejrzystości i wiarygodności danych rejestrowych spółek. Używanie skrytek pocztowych utrudniało identyfikację rzeczywistej lokalizacji firmy, co mogło prowadzić do nadużyć i utrudniać kontakt z przedsiębiorstwem. Wprowadzenie obowiązku posiadania fizycznego adresu ma na celu zapewnienie większej transparentności oraz ochrony interesów kontrahentów i klientów. Wymagają tego przepisy o zapobieganiu prania brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML). 

Czy mogę korzystać z wirtualnego biura, które usodtępnja swój adres do rejestracji mojej firmy? 

Na szczęście, najnowsze przepisy nie zabraniają korzystania z usług tzw. wirtualnych biur, które za opłatą udostępniają swój adres do rejestracji innych firm. Należy jednak mieć na uwadze, że nie każdy wirtualny adres będzie akceptowalny przez Companies House.

Aby ustrzec się przed przykrymi konsekwencjami w postaci nawet przymusowego zamknięcia firmy, upewnij się, że adres, na którym zarejestrowana jest Twoja firma spełnia poniższe wymagania:

• jest fizycznym adresem w UK (nie może być PO Box, jak już wcześniej wspomniano);
• jest adresem w kraju, w którym została zarejestrowana spółka, np. jeżeli jest zarejestrowana w Szkocji, musi posiadać szkocki adres;
• jeżeli korzystasz z usług wirtualnego biura lub jakiejkolwiek innej osoby/firmy, to musisz posiadać ich zgodę na używanie cudzego adresu 
• spółka musi mieć dostęp do korespondencji wysłanej na ten adres

Jeżeli adres, pod którym Twoja spółka została zarejestrowana nie spełnia powyższych wymogów, to Companies House może wykreślić ją ze swoich rejestrów (źródło).  

Czym jest “Companies House default address”?

W sytuacji, gdy Companies House uzna, że adres, pod którym spółka została zarejestrowana nie spełnia wyżej wymienionych wymogów lub właściciel adresu rejestracji poinformuje urząd o nieautoryzowanym korzystaniu z niego, Companies House zmieni ten adres na tzw. Companies House default address. 

“Companies House default address” to standardowy adres udostępniany przez Companies House dla spółek, które nie posiadają własnego fizycznego biura. Jest to rozwiązanie tymczasowe, które pozwala firmom na spełnienie wymogów prawnych dotyczących posiadania oficjalnego adresu rejestrowego. Należy jednak pamiętać, że korzystanie z tego adresu może mieć pewne ograniczenia i nie zastępuje posiadania rzeczywistej siedziby firmy. Jeżeli adres ten nie zostanie zmieniony na czas na prawidłowy adres, to spółka zostanie wykreślona z rejestru. 

Jak dokonać zmiany adresu spółki?

Proces zmiany adresu spółki w związku z nowymi przepisami obejmuje kilka kroków:

1. Podjęcie uchwały zarządu: Zarząd spółki powinien formalnie zatwierdzić decyzję o zmianie adresu rejestrowego.

2. Aktualizacja danych w Companies House: Należy złożyć odpowiedni wniosek o zmianę adresu, korzystając z formularza dostępnego na stronie Companies House.

3. Powiadomienie urzędów i kontrahentów: Po zaktualizowaniu danych w rejestrze, warto poinformować o zmianie adresu odpowiednie urzędy, banki oraz partnerów biznesowych.

Wsparcie dla spółek

Zmiany w przepisach mogą być wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza tych, które dotychczas korzystały ze skrytek pocztowych jako adresu rejestrowego. W takiej sytuacji warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy księgowej w Wielkiej Brytanii, która oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie:

– Doradztwa prawnego: Pomoc w interpretacji nowych przepisów oraz dostosowaniu działalności do obowiązujących norm.

– Obsługi formalności: Wsparcie w przygotowaniu i składaniu niezbędnych dokumentów do Companies House oraz innych instytucji.

Dzięki współpracy z doświadczonymi specjalistami, proces zmiany adresu spółki przebiegnie sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, minimalizując ryzyko ewentualnych komplikacji prawnych.

Potrzebujesz wsparcia profesjonalnego biura księgowego? Skontaktuj się z nami już teraz i sprawdź, jak możemy rozwiązać Twój problem! 

Napisz do nas na adres:contact@wojtusaccountancy.co.uk