Koszty, które można odliczyć od podatku, pracując na etacie
Czym są koszty pracownicze?
Koszty pracownicze, to wydatki, jakie powstają w związku z wykonywaniem obowiązków przez pracownika. Mogą być one pokrywane przez pracodawcę lub osobiście przez pracownika. Zasady odliczania od podatku tych kosztów są bardzo restrykcyjne. Podstawowa zasada mówi, że koszty te muszą być całkowicie i wyłącznie poniesione w związku z wykonywaną pracą (“wholly & exclusively”), by móc odliczyć je od podatku.
Oznacza to, że dany koszt może być odliczony od podatku tylko wtedy, gdy byłby poniesiony przez jakąkolwiek inną osobę, pracującą na danym stanowisku oraz jeżeli jest ściśle powiązany z wykonywaniem danej pracy.
Jakie koszty można odliczać?
Koszty samochodowe
Jednym z najczęstszych wydatków ponoszonych przez pracownika jest podróż służbowa, która może obejmować korzystanie z własnego samochodu lub vana. Niektórzy pracodawcy zwracają koszty za przejechane mile bez konieczności płacenia podatku i składek na ubezpieczenie społeczne (NIC).
Jeśli pracodawca nie pokrywa tych kosztów, można ubiegać się o ulgę podatkową. Dotyczy to podróży służbowych, takich jak dojazdy do klientów z biura lub praca w różnych miejscach w ciągu dnia. Nie można odliczyć kosztów codziennych dojazdów do stałego miejsca pracy.
Maksymalna kwota za milę służbową to tzw. zatwierdzona stawka za milę, czyli mileage. Stawki wynoszą: samochody i vany – 45p za pierwsze 10,000 mil, potem 25p; motocykle – 24p; rowery – 20p. Koszty te obejmują utrzymanie pojazdu i amortyzację.
Odliczając koszty na zasadzie mil, nie można dodatkowo odliczać np. paliwa według faktycznych rachunków. Oznacza to, że ryczałt milowy obejmuje wszelkie koszty związane z samochodem i wyklucza możliwość dodatkowego odliczania innych kosztów samochodowych.
Uniformy i specjalistyczne narzędzia
Według definicji przyjętej przez HMRC, uniform, jest to ubranie, które pozwala na łatwą identyfikację danej osoby, jako pracownika konkretnej firmy. Inaczej ujmując, będąc na ulicy w uniformie, osoba postronna musi być w stanie zidentyfikować, że ta osoba ma na sobie uniform. Ubranie takie będzie miało na sobie logotypy lub nazwę pracodawcy. Za uniform nie są uznawane ubrania z odpinanym badżem.
Dokładna definicja uniformu znajduje się na tej stronie HMRC (klik).
Kosztem podlegającym odliczeniu od podatku, są również narzędzia niezbędne do wykonywania danej pracy. Zgodnie ze wspomnianą wyżej zasadą, narzędzia te muszą być całkowicie i wyłącznie wykorzystywane w pracy, by móc być odliczone od podatku.
Co ważne, sam koszt zakupu zarówno narzędzi, jak i uniformu nie podlega odliczeniu, jedynie utrzymywanie ich w dobrym stanie, czyli na przykład naprawy narzędzi, pranie uniformów itp.
Typową branżą, gdzie takie odliczenie jest bardzo popularne, jest branża medyczna. Lekarze, pielęgniarki oraz inne osoby związane ze zdrowiem są często zobowiązani do noszenia fartuchów lub specjalnych strojów typu scrubs, za które mogą starać się o zwrot podatku.
Opłaty za członkostwo w specjalnych organizacjach
Niektóre profesje wymagają od pracowników członkostwa w profesjonalnych organizacjach, by móc wykonywać dany zawód. Takie organizacje naliczają coroczne opłaty, które mogą zostać odliczone od podatku.
– pracownik nie zapłacił samodzielnie (np. opłata została pokryta przez pracodawcę)
– zostały zapłacone do organizacji, która nie znajduje się na oficjalnej liście HMRC. Listę tę można znaleźć tutaj (klik).
Koszty domowe
Pracownicy, którzy pracują z domu mogą odliczyć koszty domowe pod pewnymi warunkami.
Jakie koszty mogą być odliczone? Przede wszystkim te, które pracownik ponosi w związku ze swoją pracą, czyli np. prąd, gaz, internet itp. Nie można odliczać od podatku kosztów, które zostałyby poniesione bez względu na to, czy pracownik pracuje z domu, czy też nie (czyli np. council tax, kredyt na dom, woda itp).
Aby móc odliczyć koszty domowe od podatku, pracownik musi przede wszystkim mieć wpisane w umowę, że jego miejscem pracy jest jego dom lub być zmuszonym do pracy z domu, ponieważ pracodawca nie ma możliwości zorganizowania przestrzeni w biurze dla danego pracownika.
Co więcej, koszty te podlegają odliczeniu tylko wtedy, gdy pracodawca nie zwraca za nie pracownikowi. Jeżeli pracownik dostaje dodatek do swojej pensji tytułem wynagrodzenia za używanie swojego domu do pracy, to nie może on starać się o dodatkowy zwrot z HMRC.
HMRC dopuszcza możliwość rozliczenia kosztów domowych na dwa sposoby: faktycznymi rachunkami lub ryczałtem, który wynosi £6 tygodniowo, a £312 za cały rok podatkowy. Rozliczenie się ryczałtem będzie łatwiejsze, ponieważ HMRC nie wymaga wówczas trzymania potwierdzenia kosztów w postaci rachunków, czy faktur za używanie domu.